info@numa.nl
070-3630989

Digitale collega versterkt bestaande finance afdeling

Uitdaging

Op de afdeling Finance van een organisatie was behoefte aan een efficiencyslag binnen het proces voor debiteurenbeheer. Dagelijks ontvingen en verzonden medewerkers grote aantallen mails die ieder gecategoriseerd, ingevoerd en afgehandeld moesten worden, afhankelijk van type en inhoud.

In plaats van de afdeling verder uit te breiden of te investeren in een uitbreiding van de ondersteunende workflow- en softwarepakketten, besloot de organisatie een digitale medewerker aan te nemen om een aantal taken over te nemen van de financieel experts die werkzaam waren op de afdeling.

Aanpak

Na het inwinnen van informatie over de aard van de werkzaamheden en de omgeving waarin deze zouden worden uitgevoerd bepaalde Numa samen met de opdrachtgever welke digitale medewerker het best zou passen op deze functie. Niet verrassend bleek John, de digitale medewerker voor financiƫle processen, de beste match. Na afstemming over het salaris van John en zijn contractvoorwaarden werd direct gestart met de technische onboarding.

Doordat John volledig gebaseerd is op een cloud-based RPA & AI-platform, is geen ingrijpende IT-integratie nodig. Ook het feit dat John al voorbereid is op het werken met de meest gebruikte workflow-, ERP-, finance- en servicemanagementsystemen maakt een snelle onboarding mogelijk.
Op basis van de specifieke business rules en omstandigheden van de betreffende organisatie is John, door gebruik te maken van een Machine Learning Model in combinatie met RPA, binnen 4 weken volledig getraind om zijn nieuwe job uit te voeren.

Resultaat

John handelt zelfstandig het gehele proces m.b.t. het versturen van betalingsherinneringen af. Daarvoor herkent en onttrekt hij relevante data zoals factuurnummers, bedragen, datums, valuta en PO-nummers uit de vrije tekstvelden in mails. Hij verwerkt deze gegevens in de relevante systemen. Wanneer een case te complex wordt, zet John deze automatisch door naar een financieel expert.

Na een jaar had John zo’n 120.000 mails zelfstandig verwerkt en was 90% van alle procesactiviteiten geautomatiseerd. Deze geautomatiseerde workload staat ongeveer gelijk aan de verwerkingscapaciteit van 5 FTE.

Meer weten?

Neem contact op met Toon van Bodegom om meer te weten te komen over deze oplossing.

Contact opnemen