Rijksoverheid: Integraal actieplan voor migratie IT-landschap

Uitdaging

Een IT-organisatie binnen de Rijksoverheid zocht ondersteuning bij het opstellen van een meerjarige visie op de ontwikkeling van haar IT landschap. Belangrijkste doelen waren kortere time-to-market en een sterkere focus van de organisatie op kerntaken. Daarbij was de wens om direct een vertaling te maken van deze visie naar concrete, uitvoerbare verbeterinitiatieven waarmee de organisatie direct aan de slag kon.

Aanpak

Numa is de opdracht gestart door samen met de klant heldere doelstellingen te formuleren op strategisch en tactisch niveau. Deze doelstellingen vormden de basis voor het uitvoeren van een diepere interne analyse, gebaseerd op data en feiten. Onder begeleiding van een agile Projectmanager van Numa zijn ten vervolgens en zijn een aantal scenario’s uitgewerkt. Deze scenario’s konden eenvoudig worden gescoord op onder andere hun potentie voor waardevermeerdering, verbetering van wendbaarheid van de organisatie, kansen voor verdere procesdigitalisatie en de mogelijkheid om snel resultaat kunnen boeken voor klanten en eindgebruikers. Uit deze scoring is een voorkeursscenario gekozen dat door Numa verder is uitgewerkt.
Om snel meters te kunnen maken en de organisatie eenvoudiger mee te kunnen krijgen in de verandering heeft Numa er voor gekozen om het transitieplan op te stellen in de vorm van een begrijpelijk, concreet en uitvoerbaar “Agile Actieplan”, bestaande uit 11 punten. Op deze manier kon eenvoudig inzichtelijk gemaakt worden welke acties aan welke (deel) resultaten gekoppeld konden worden. Ook de impact van de resultaten op de beleving van klanten, gebruikers of de organisatie werd daarmee direct inzichtelijk en voorspelbaar.
Door toepassing van een Agile werkwijze konden de verschillende actiepunten worden toegewezen aan verschillende teams binnen de organisatie. Deze acties werden vervolgens parallel opgepakt, uitgevoerd of voorbereidt en overgedragen aan de lijnorganisatie, waardoor al na korte tijd de eerste, zichtbare resultaten gepresenteerd konden worden aan de organisatie. Medewerkers waren vaak zelf in de lead bij de uitvoering van de acties, maar wanneer nodig zorgde Numa voor een agile projectmanager om de uitvoering van een aantal acties te begeleiden.

Resultaat

Ondanks dat de aard van de verschillende actiepunten erg divers was, stelde de geïntegreerde Numa aanpak de stakeholders in staat de voortgang van de implementatie van de nieuwe visie als één geheel te volgen. Zo is onder de vlag van het actieplan onder andere de implementatie van een nieuwe  hostingpartner begeleidt en zijn een aantal bedrijfsprocessen beter met elkaar in lijn gebracht. Vervolgens is, onder begeleiding van Numa, een gefaseerd transitieplan opgesteld voor meer dan 15 individuele applicaties, waarvan een aantal een belangrijke maatschappelijke functie vervullen. Doordat de in-house projectorganisatie vanaf het begin was meegenomen in het opstellen van dit plan, kon het uiteindelijke projectmanagement van de losse migratieprojecten door de eigen organisatie worden opgepakt.
Door ook een reeds gepland aanbestedingstraject zodanig aan te passen in te vullen dat deze naadloos aansluit op de resultaten van het Agile Actieplan is ook de verdere groei van de organisatie en haar IT-landschap direct geborgd.
Tenslotte heeft een operationeel interim-manager van Numa geholpen om een nieuwe IT-beheerafdeling op een agile wijze in te richten zodat zij het nieuw ingerichte IT-landschap effectief konden beheren.